Nummerserier i Visma Net
I Visma Net används nummerserier för att identifiera och spåra affärshändelser, till exempel fakturor, verifikationer och leverantörsdokument. Korrekt hantering av nummerserier är en viktig del av intern kontroll och ett krav enligt bokföringslagen och god redovisningssed.
Vad är en nummerserie?
En nummerserie är en löpande numrering som tilldelas automatiskt när en transaktion skapas.
Syftet med nummerserier är att säkerställa att varje affärshändelse kan följas hela vägen in i bokföringen, att redovisningen är fullständig samt att det i efterhand finns goda möjligheter att genomföra kontroller, till exempel i samband med revision.
I Visma Net hanteras nummerserier centralt och kopplas till olika dokumenttyper och moduler.
Nummerserier som inte får ha hål
Följande nummerserier omfattas av särskilda krav och ska vara obrutna. Saknade nummer måste alltid kunna förklaras med dokumentation.
Verifikationsnummer/Buntnummer (Huvudbok)
-
Varje bokförd affärshändelse ska ha ett unikt och löpande verifikationsnummer
-
Serien ska vara obruten per räkenskapsår och per verifikationsserie
-
Makulering är inte tillåten efter att verifikationen är bokförd
Om en verifikation blir fel ska den korrigeras med en ny verifikation, inte tas bort. Om du har en ej bokförd verifikation kan denna raderas men ett hål kan uppstå i nummerserien.
Kundfakturor
-
Kundfakturor ska numreras i en obruten följd
-
Gäller både fakturor och kreditfakturor
-
En faktura som avbryts eller makuleras måste fortfarande finnas kvar som spårbar post
Luckor i fakturanummerserien är ett vanligt revisionspåpekande och bör undvikas.
Leverantörsfakturor (leverantörens fakturanummer)
-
Leverantörens fakturanummer ska registreras korrekt
-
Samma leverantörsfakturanummer får inte användas flera gånger
-
Även om numret sätts av leverantören ska fullständighet och spårbarhet säkerställas
Här handlar det inte om egen nummerserie, utan om kontroll mot dubbletter och bortfall.
Nummerserier som kan ha hål
Alla nummerserier omfattas inte av samma regelverk. Följande typer är normalt tillåtna att ha luckor.
Offertnummer
Offerter utgör inte bokföringsunderlag. Därför är det tillåtet att avbryta, makulera eller radera offerter, och offertnummerserien behöver inte vara obruten.
Ordernummer och interna dokument
-
Försäljningsorder
-
Inköpsorder
-
Projekt eller arbetsorder
Dessa används som interna arbetsdokument och omfattas inte av bokföringslagens krav på obruten numrering.
Hur hanteras nummerserier i Visma Net?
I Visma Net definieras nummerserier per dokumenttyp och modul. Systemet säkerställer automatiskt löpande numrering så länge:
-
Nummerserier inte ändras manuellt i efterhand
-
Dokument inte raderas efter att de fått ett nummer
-
Årsbyte och nya serier hanteras kontrollerat
Rekommendationen är att begränsa behörigheter för ändring av nummerserier till systemadministratörer.
Denna guide är framtagen av TagsIT, certifierad Visma Net-partner. Läs mer om Visma Net här, eller fördjupa dig i Visma Nets ekonomifunktionerna på denna sida.