Lösningen möjliggör korrekt bokföring av fakturor som innehåller både positiva och negativa rader utan att påverka det ordinarie ankomstbokningsflödet.
Funktionsbeskrivning
Ankomstbokning
Ankomstbokning sker utan förändringar jämfört med nuvarande process.
Flöde
- Konto hämtas från Rillion
- Ingen påverkan sker på befintligt arbetsflöde
- Fakturan bokas preliminärt enligt ordinarie rutin
Exempel på ankomstbokning
Definitivbokning
Vid definitivbokning genomför systemet en kontroll av fakturaraderna.
Kontroll av fakturarader
Debetfaktura
Systemet kontrollerar om fakturan innehåller negativa rader.
Kreditfaktura
För kreditfakturor gäller omvänd logik: systemet kontrollerar om fakturan innehåller positiva rader (i stället för negativa). Om positiva rader identifieras tillämpas samma mellankontoshantering som för debetfakturor, men med omvänd kontering.
Hantering av negativa rader
Om negativa rader identifieras sker följande:
- Preliminärbokningen omförs till ett mellankonto
- Rekommenderat konto är ett konto i 4XXX-serien
- Ingen koddel används på mellankontot vid omföringen.
- Omföringen sker på reskontraposten
Exempel på omföring till mellankonto
Automatisk verifikathantering
Efter omföringen skapas ett manuellt verifikat automatiskt med korrekt kontering baserat på information från Rillion.
Konteringslogik
Debetfaktura
- Positiva rader bokas i debet
- Negativa rader bokas i kredit
| Radtyp | Bokföring |
| Positiv rad | Debet |
| Negativ rad | Kredit |
Kreditfaktura
Omvänd kontering tillämpas.
| Radtyp | Bokföring |
| Positiv rad | Kredit |
| Negativ rad | Debet |
Information som sätts på verifikatet
Följande information fylls i automatiskt på det skapade verifikatet:
| Fält | Innehåll |
| Referens | Fakturans löpnummer |
| Notering (NOTE) | URL till fakturan |
| Verifikatbeskrivning | Leverantörsnamn samt leverantörsfakturanummer |
| Radbeskrivning | Leverantörsnamn samt leverantörsfakturanummer |
Datum- och periodhantering
| Fält | Värde |
| Bokföringsdatum | Fakturadatum |
| Period | Fakturans period |
Observera att fakturans period kan vara senare än bokföringsdatumet. Detta är förväntat beteende och kräver ingen åtgärd.
Information som krävs för aktivering
För att aktivera funktionen behöver följande information skickas in till Rillion Support:
- Bekräftelse på vilket mellankonto som ska användas vid användning av negativa rader.
- Standardförslag är konto 4XXX
Lösningen möjliggör korrekt hantering av negativa fakturarader från Rillion genom att:
- Behålla befintligt flöde för ankomstbokning
- Automatiskt identifiera negativa rader vid definitivbokning
- Använda mellankonto för temporär hantering
- Skapa automatiska manuella verifikat med korrekt kontering
- Säkerställa spårbarhet genom automatisk informationssättning på verifikat