SIE-import i Visma Net

I den här artikeln går vi igenom hur du gör en SIE-import i Visma Net, vad de olika alternativen innebär och vad du bör kontrollera före och efter importen.

Så hämtar du SIE-filen

Välj importtyp

Ingående balans

Verifikat

Kontodetaljer

Koddelar och dimensioner

Importera SIE-filen

Vanliga kontroller före import

Om importen ger felmeddelanden

Visa och redigera

Kontrollera kontoklasser i kontoplanen

Frisläpp arbetsboken

Vanliga frågor

Import via arbetsbok

Vi rekommenderar att du importerar SIE-filer via en arbetsbok. Det gör det enklare att arbeta strukturerat och minskar risken för merarbete om något skulle bli fel. Fördelen är tydlig: om en import behöver tas bort kan du radera hela bunten av verifikationer i arbetsboken.

Om du i stället importerar direkt till verifikationstypserier behöver varje verifikat raderas manuellt. Dessutom måste nummerserierna då beräknas om. I den här artikeln fokuserar vi därför på import via arbetsbok. 

I fönstret Arbetsböcker (GL107500) kan du skapa en särskild arbetsbok för SIE-importer, till exempel SIE IMPORT. Du kan också använda dig av de böcker som redan finns upplagda. I exemplet nedan används verifikationsbuntserien WBGLTRAN och verifikationsinställningen VOSIE för att hålla importerna separerade i en egen nummerserie. 

Innan du börjar

Innan du importerar en SIE-fil behöver du säkerställa att grundförutsättningarna finns på plats.

Kontrollera att: 

• räkenskapsåret är skapat

• relevanta räkenskapsperioder är aktiva

• eventuella koddelar är konfigurerade

• nödvändiga momsinställningar finns på plats

• konton som ska användas inte är inaktiva i kontoplanen 

Om filen innehåller nya konton behöver du också vara beredd att uppdatera kontoplanen efter importen. Det gäller framför allt Kontoklass och Typ, så att kontona fungerar korrekt i resultat- och balansrapporter. 

Så hämtar du SIE-filen

Navigera till fönstret SIE-import (GL40101S).

Börja med att välja den SIE-fil du vill importera genom att klicka på Hämta. Filen måste vara en giltig SIE-fil och ha filformatet .se eller .si. Om filen inte går att välja beror det vanligtvis på att formatet inte uppfyller kraven för import. 

Välj importtyp

När filen är hämtad behöver du välja vilken typ av import du vill göra. Du har två alternativ:

• Verifikat

• IB (ingående balans)

Valet styr vilka inställningar som blir tillgängliga i fönstret. 

Ingående balans

Om du väljer IB inaktiveras övriga inställningar i fönstret. Du behöver då bara ange vilken arbetsbok importen ska göras till. Import av ingående balans skapar en verifikation som sammanställer alla saldon.

Som standard sätts datumet till den första dagen i räkenskapsåret. Om du vill att ingående balanser ska visas i rätt kolumn i balansrapporten kan du i stället justera datumet och frisläppa transaktionen på den sista dagen i det föregående året. Då kan rapporteringen bli mer korrekt.

Verifikat

Om du väljer Verifikat får du tillgång till fler inställningar för hur importen ska hanteras. Du kan antingen:

• importera alla serier i filen till en och samma arbetsbok

• välja ut specifika serier och fördela dem till olika arbetsböcker

Om SIE-filen innehåller verifikat med olika datum på raderna kan dessa delas upp i flera verifikat vid importen. Vid import från ett tidigare system kan det också vara värdefullt att inkludera information om serie och verifikatsnummer. Det gör det enklare att spåra transaktionerna tillbaka till det gamla systemet.

När filen har hämtats tolkar Visma Net automatiskt vilka verifikat som finns i filen. Därefter visas första och sista verifikationsdatum i fälten Från och Till. Du kan då välja att:

• importera hela filen

• begränsa importen till ett visst datumintervall

• markera att alla verifikat ska importeras utan begränsning

Kontodetaljer

Om du markerar rutan för Kontodetaljer aktiveras en egen flik där du kan göra fler val. En SIE-fil kan i vissa fall innehålla en fullständig kontoplan. Därför kan du välja om du vill importera:

• alla konton i filen

• endast de konton som faktiskt används i filen

Om inget urval görs importeras alla konton i filen och registreras i kontoplanen. För nya konton används samma benämning som i SIE-filen. Om ett konto redan finns i systemet kan du välja vilken benämning som ska gälla:

• benämningen från filen

• benämningen som redan finns i kontoplanen

Om SIE-filen innehåller SRU-koder kan dessa också uppdateras i samband med importen.

Koddelar och dimensioner

Du kan även importera bokföringsdimensioner från SIE-filen. Om filen innehåller inaktiva kostnadsställen eller projekt kan du välja att bara importera de aktiva koddelarna. Precis som för kontobeskrivningar kan du också bestämma vilken benämning som ska användas för importerade koddelar.

Nästa steg är att koppla dimensionerna i filen till rätt koddel i Visma Net. För varje dimension som ska importeras gör du ett uppslag i systemet och väljer den koddel som ska användas. När den sista kopplingen är gjord klickar du på Spara för att lagra inställningarna.

För att kunna importera dimensioner behöver objekten redan vara registrerade som segmentvärden inom koddelarna. Tänk särskilt på att:

• objekt-ID i filen inte får vara längre än antalet positioner i koddelens uppsättning

• teckenuppsättningen i koddelen bör stämma överens med objekt-ID i filen

• en alternativ lösning är att justera objekt-ID direkt i SIE-filen, både på huvudnivå och transaktionsnivå

Importera SIE-filen

När du har gjort dina val är nästa steg att spara inställningarna och därefter klicka på Importera SIE-fil. Gå igenom inställningarna en extra gång innan du startar importen. Det sparar tid och minskar risken för avbrott, felmeddelanden och justeringar i efterhand. 

Vanliga kontroller före import

Det här bör du kontrollera innan du kör importen:

• konton i filen är aktiva i kontoplanen

• nya konton kan kompletteras med rätt Kontoklass och Typ

• koddelar är färdigkonfigurerade - momsinställningar är korrekta om importen påverkar momsrapporten

• rätt arbetsbok är vald 

Om importen ger felmeddelanden

Om importen stoppar på grund av att vissa konton är inaktiva i kontoplanen behöver du först aktivera dessa konton och sedan köra importen igen. Vi rekommenderar att du duplicerar fliken och öppnar kontoplanen i den nya fliken.

I kontoplanen kan du aktivera berörda konton och spara ändringarna. Om många konton behöver uppdateras kan det vara snabbare att:

1. exportera kontoplanen till Excel

2. fylla i värdet TRUE i kolumnen Aktiv för de konton som ska aktiveras

3. importera filen tillbaka till Visma Net

4. spara ändringarna i fönstret Kontoplan 

När kontona är aktiverade går du tillbaka till fliken för SIE-import och startar importen igen. När importen lyckas ersätts det röda krysset av en grön bock. 

Visa och redigera

Efter en genomförd import finns en sammanställning i arbetsboken för SIE-import. Där ser du hur många dokument som har överförts. Antalet bör stämma överens med antalet verifikationer i den ursprungliga filen.

Genom att klicka på Visa och redigera öppnar du bunten med verifikationer. Där kan du:

• granska importerade verifikationer

• söka och navigera i bunten

• redigera uppgifter vid behov

• ta bort verifikationer

• bifoga filer innan frisläppning

Det här steget ger dig full kontroll innan transaktionerna förs vidare till huvudboken.

Kontrollera kontoklasser i kontoplanen

Innan du frisläpper transaktionerna är det viktigt att kontrollera nya konton i kontoplanen. Säkerställ att varje nytt konto har:

• rätt Kontoklass

• rätt Typ: Tillgång, Skuld, Intäkt eller Kostnad

Om Kontoklass saknas kommer kontot inte att synas korrekt i resultat- och balansrapporter. Det är också viktigt att känna till att Typ inte kan ändras retroaktivt om det redan finns bokförda transaktioner på kontot.

Om ett konto har fått fel typ kan lösningen därför vara att:

1. skapa ett nytt konto med rätt Kontoklass och Typ

2. göra en verifikation som flyttar saldot från det felaktiga kontot till det nya

Nya konton får inte automatiskt någon Kontoklass, vilket gör dem relativt enkla att hitta. Du kan till exempel:

• sortera på kolumnen Kontoklass i kontoplanen

• exportera kontoplanen till Excel för enklare sortering och uppföljning

• Kontrollera även följande fält på nya konton:

• Använd standard koddel – är normalt inte markerad på nya konton

• Bokföringsalternativ

• nya konton får ofta värdet Översikt, medan befintliga konton vanligtvis är satta till Detalj

Frisläpp arbetsboken

När du har granskat importen och gjort nödvändiga korrigeringar kan du markera den aktuella raden och frisläppa verifikationerna.

Samtliga verifikationer i bunten förs då över till huvudboken och kopplas till:

• den aktuella bunten

• arbetsboken

• nummerserien som används för SIE-importen 

Sammanfattning

SIE-import i Visma Net ger dig ett strukturerat sätt att få in redovisningsdata i systemet. Rätt inställningar från början gör stor skillnad – både för datakvaliteten och för hur enkelt det blir att följa upp eller rätta importen i efterhand.

Arbeta via arbetsbok, kontrollera kontoplan och koddelar innan du startar, och granska alltid resultatet innan du frisläpper verifikationerna. Då får du bättre kontroll över importen och minskar risken för fel i nästa steg. 

Vanliga frågor

Ska jag importera via arbetsbok eller direkt till verifikationstypserie?

Via arbetsbok. Det gör det enklare att hantera fel, eftersom du kan ta bort hela bunten i stället för att radera varje verifikat separat.

Varför kan jag inte välja min fil?

Vanligtvis beror det på att filen inte är en giltig SIE-fil. Filformatet behöver vara .se eller .si.

Vad händer om konton i filen är inaktiva?

Importen kan stoppa med felmeddelande. Aktivera kontona i kontoplanen och kör sedan importen igen.

Kan jag importera både verifikat och ingående balanser?

Ja. Men valen i importbilden skiljer sig åt beroende på om du väljer **Verifikat** eller **IB**.

Vad bör jag kontrollera innan jag frisläpper verifikationerna?

Kontrollera framför allt att nya konton har rätt Kontoklass och Typ, att antalet importerade dokument stämmer och att eventuella koddelar har tolkats korrekt. 

---

Denna guide är framtagen av TagsIT, certifierad Visma Net-partner. Läs mer om Visma Net här, eller fördjupa dig i Visma Nets ekonomifunktionerna på denna sida.